展示会への出展は、新規顧客との接点づくりや自社製品・サービスの認知拡大、商談機会の創出につながる営業施策です。来場者に製品を直接紹介したり、担当者同士で具体的な課題を話し合ったりできるため、Webサイトや広告だけでは得られない接点をつくれることが特徴です。

一方で、展示会に出展するには、イベントの選定や申し込み、予算の確保、ブースや展示物の準備、スタッフの手配など、多くの作業が発生します。初めて出展する企業の場合、何から始めればよいのか、どのような順番で準備を進めればよいのか迷うこともあるでしょう。

展示会出展を成功させるには、開催当日の準備だけでなく、出展目的の設定から終了後の営業活動までを見据えて計画を立てることが重要です。

本記事では、展示会に出展するメリットや展示会の選び方、申し込みから開催当日までの流れ、必要な準備項目、費用の内訳、スケジュールを解説します。初めて展示会に出展する企業の担当者も、全体像を把握しながら実務を進められるよう、具体的なポイントを紹介します。

展示会に出展するメリットとは？

展示会に出展する主なメリットは、新規顧客との接点をつくれること、自社の製品・サービスを直接紹介できること、市場や競合の情報を収集できることです。オンライン施策だけでは接点を持ちにくい企業や担当者と出会える可能性もあります。

代表的な4つのメリットを紹介します。

新規顧客や見込み顧客と直接接点を持てる

展示会には、特定の業界やテーマに関心を持つ企業担当者が集まります。そのため、自社の商品やサービスを必要としている可能性のある見込み顧客と直接接点を持てることがメリットです。

例えば、製造業向けの設備を扱う企業であれば、製造技術や工場設備に関する展示会に出展することで、設備導入を検討している企業の担当者と出会える可能性があります。

Web広告や問い合わせを待つ営業活動とは異なり、自社から積極的に来場者へアプローチできる点も特徴です。名刺交換やヒアリングを通じて、将来の商談につながる見込み顧客の情報を獲得できます。

製品・サービスの魅力を実際に伝えられる

製品やサービスの価値を、資料やWebサイトだけで伝えることが難しい場合にも、展示会は有効です。

実物を展示したり、デモンストレーションを行ったりすることで、機能や使用感、導入後のイメージを具体的に伝えられます。来場者がその場で質問できるため、疑問や不安を解消しながら製品への理解を深めてもらえる点もメリットです。

特に、操作性や品質、サイズ感など、実際に見たり触れたりすることが購入・導入の判断材料になる商材では、展示会ならではの訴求効果が期待できます。

市場や競合の動向を把握できる

展示会は、自社の製品やサービスを紹介するだけでなく、市場や競合の動向を把握する機会にもなります。

同じ展示会に出展している企業の製品や展示内容を確認すれば、競合他社がどのような機能や価値を打ち出しているのか、業界でどのような技術やサービスが注目されているのかを把握できます。

また、来場者との会話から、顧客が抱えている課題や導入時に重視する条件、現在の市場ニーズを知ることも可能です。

こうした情報は、今後の商品開発や営業資料の改善、マーケティング施策の見直しにも役立ちます。

既存顧客との関係強化につながる

展示会は新規顧客の獲得だけでなく、既存顧客との関係を深める機会にもなります。

普段はメールやオンライン会議でやり取りしている顧客と直接会話することで、現在の利用状況や新たな課題を確認できます。また、新製品や新サービスを紹介し、追加提案や別部門への展開につなげることも可能です。

既存顧客に対しては、展示会への招待や来場時の個別案内を行うと、日頃の取引を踏まえたコミュニケーションが生まれやすくなります。

展示会に出展する前に決めておきたいこと

展示会への出展を検討する際は、すぐに申し込みを進めるのではなく、まず出展目的やターゲット、展示会の選定基準、予算を整理しましょう。

これらが曖昧なまま準備を始めると、展示会の選定や展示内容、当日の営業活動に一貫性がなくなる可能性があります。

出展する目的と目標を明確にする

最初に決めるべきなのは、展示会に出展する目的です。目的によって、選ぶべき展示会や準備する内容、当日の対応方法が変わります。

主な出展目的には、次のようなものがあります。

• 新規顧客や見込み顧客の獲得
• 製品・サービスの認知度向上
• 新製品や新サービスの発表
• 商談や受注機会の創出
• 既存顧客との関係強化
• 市場調査や競合情報の収集

目的を決めたら、達成度を確認するための目標も設定します。

例えば、新規顧客の獲得が目的なら名刺交換数や有効リード数、商談機会の創出が目的なら商談獲得数などが目標になります。

単に「多くの人にブースへ来てもらう」と考えるのではなく、どのような来場者と接点を持ち、最終的にどのような成果につなげたいのかを具体化しましょう。

目標数値の設定方法について詳しく知りたい場合は、展示会KPIの設定方法や指標を解説した記事も参考にしてください。

ターゲットとなる来場者を設定する

次に、自社が接点を持ちたい来場者の属性を明確にします。

例えば、法人向けの業務システムを販売している企業であれば、次のような条件を設定できます。

• 業種：製造業、物流業、小売業など
• 企業規模：従業員数100名以上など
• 役職：経営者、事業責任者、情報システム部門の担当者など
• 課題：業務効率化、人手不足、コスト削減など
• 導入状況：新規導入を検討している企業、既存システムの切り替えを検討している企業など

ターゲットを具体的にすることで、展示会の来場者層と自社の商品・サービスとの相性を判断しやすくなります。

来場者数が多い展示会であっても、自社のターゲットとなる企業が少なければ、期待する成果につながらない可能性があります。来場者の規模だけでなく、どのような企業や担当者が参加するのかを確認しましょう。

出展する展示会を選定する

展示会は、開催テーマや対象業界、来場者層、開催規模などを比較して選定します。

展示会を選ぶ際に確認したい主な項目は以下のとおりです。

確認項目	確認する内容
開催テーマ	自社の製品・サービスと展示会のテーマが一致しているか
来場者層	ターゲットとなる業種や役職の担当者が来場するか
来場者数	過去の開催実績や来場者数の推移はどうか
出展企業	競合企業や関連企業がどの程度出展しているか
開催時期・会場	社内の準備期間や営業スケジュールと合っているか
出展条件	出展料金、申し込み期限、ブース規模、出展規定はどうか

主催者の公式サイトでは、過去の開催実績や来場者の業種・職種、出展企業一覧などが公開されている場合があります。出展を検討する際は、最新の開催概要や出展案内を確認しましょう。

また、展示会によっては出展枠が早期に埋まることもあります。候補となる展示会を複数挙げ、申し込み期限や空き状況を早めに確認しておくと安心です。

出展規模や予算を検討する

出展する展示会が決まったら、どの程度の規模で出展するのかを検討します。

展示会によっては1小間から申し込める場合もあれば、複数小間での出展が基本となる場合もあります。必要なスペースは、展示する製品の大きさや点数、来場者への説明方法、スタッフの人数などによって変わります。

初めて出展する企業の場合は、無理に大きなスペースを確保するよりも、目的に合った規模から検討することが大切です。

出展料だけでなく、ブース施工費や展示物の制作費、運搬費、人件費なども含めて総予算を考えましょう。予算を検討する段階で、社内の決裁者や経理担当者と必要な費用を共有しておくと、その後の手続きがスムーズになります。

展示会に出展するまでの流れ

ここでは、出展を決定してから開催後の対応まで、作業を進める順番を確認します。各工程の具体的な準備物や期限は後半で整理するため、まずは全体の流れを把握しましょう。

一般的な展示会出展の流れは次のとおりです。

1. 出展する展示会を選ぶ
2. 主催者に出展を申し込む
3. 出展内容と社内体制を決める
4. ブースや展示物を準備する
5. 集客・告知活動を行う
6. スタッフの役割分担と当日の運営を確認する
7. 展示会当日を迎える
8. 開催後のフォローアップを実施する

それぞれの段階で行うことを確認していきましょう。

1. 出展する展示会を選ぶ

まずは、自社の出展目的やターゲットに合った展示会を選びます。

展示会の公式サイトや過去の開催レポートを確認し、来場者の属性、出展企業、開催規模、会場、開催時期などを比較しましょう。

候補を絞り込んだら、出展案内や資料を取り寄せ、出展料金や申し込み期限、出展条件を確認します。不明点がある場合は、主催者の事務局に問い合わせておくことが重要です。

2. 主催者に出展を申し込む

出展する展示会が決まったら、主催者が指定する方法で申し込みを行います。

一般的には、公式サイトの出展問い合わせフォームから資料を請求し、出展申込書を提出する方法や、オンラインの出展申込システムを利用する方法があります。

申し込み時には、次のような情報や書類が必要になる場合があります。

• 企業名・所在地・担当者情報
• 出展する製品・サービスの概要
• 希望する小間数や出展スペース
• 出展料金の支払いに関する情報
• 出展規約や各種申込書

申し込み方法や必要書類は展示会ごとに異なります。申込書の提出だけで出展が確定するとは限らず、主催者による審査や確認が必要な場合もあるため、公式案内に従って手続きを進めましょう。

また、申し込み後に出展料の支払い期限やキャンセル規定を確認しておくことも大切です。

3. 出展内容と社内体制を決める

出展が決まったら、展示会で何を紹介するのか、誰がどの業務を担当するのかを具体的に決めます。

例えば、複数の製品を扱っている企業であれば、すべてを均等に紹介するのではなく、今回の出展目的やターゲットに合わせて展示する製品を絞り込む方法があります。

また、社内では次のような役割を決めておくと、準備の進捗を管理しやすくなります。

• 全体責任者：出展計画や予算、進行状況の管理
• 主催者対応担当：申し込みや提出書類、事務局との連絡
• 展示準備担当：展示物や説明資料、備品などの手配
• 集客担当：顧客への案内や告知活動
• 当日運営担当：スタッフ配置や来場者対応の管理
• 営業フォロー担当：名刺情報の整理や開催後の連絡

少人数の企業では、1人が複数の役割を兼任しても問題ありません。ただし、各業務の責任者と期限を明確にし、作業の抜け漏れを防ぐことが重要です。

4. ブースや展示物を準備する

出展内容や社内体制が決まったら、展示スペースや展示物の準備を進めます。

展示する製品・サービスの内容に応じて、製品本体やデモ機、説明用パネル、モニター、サンプルなどを手配します。

また、ブースの施工や装飾を外部業者へ依頼する場合は、デザインの確認や施工内容の調整、搬入・設営スケジュールの確認も必要です。

展示会では、主催者が定める高さ制限や使用可能な設備、電気容量、搬入方法などのルールがあります。自社の希望する展示内容が実現できるか、事前に出展規定を確認しましょう。

ブースのレイアウトや装飾の具体的な考え方については、別記事で詳しく解説することを想定し、本記事では出展準備に必要な手配と確認事項を中心に押さえておきます。

5. 集客・告知活動を行う

展示会への出展が決まったら、開催前から来場を促すための告知活動を行います。

出展することを自社サイトやSNSで発信するほか、既存顧客や過去に接点を持った見込み顧客へ案内を送る方法があります。

特に、具体的な商談を希望する企業には、展示会当日の訪問日時を事前に調整しておくと、限られた開催時間を有効に使えます。

告知の際には、展示会名や開催日時、会場、ブース番号だけでなく、当日紹介する製品や来場者が得られる情報も伝えましょう。

6. スタッフの役割分担と当日の運営を確認する

開催日が近づいたら、当日のスタッフ配置や接客方法、緊急時の連絡体制などを確認します。

来場者への対応を担当するスタッフには、展示する製品・サービスの基本情報だけでなく、よくある質問や競合との違い、問い合わせへの回答方法なども共有しておきましょう。

例えば、次のような役割分担が考えられます。

• 受付・案内：来場者への挨拶や目的の確認
• 製品説明：製品・サービスの特徴や導入メリットの紹介
• 商談対応：具体的な課題や導入条件のヒアリング
• 記録・管理：名刺情報や対応内容の記録
• 全体管理：スタッフ配置や休憩、トラブルへの対応

また、スタッフが交代で休憩を取れるようにシフトを組み、ブースに対応できる人員がいなくなる時間帯をつくらないようにします。

7. 展示会当日を迎える

展示会当日は、事前に決めた運営計画に沿って来場者対応を行います。

開始前には、展示物や配布資料、備品、機材が予定どおり設置されているか確認しましょう。デモ機やモニターなどを使用する場合は、実際に動作するかどうかもチェックします。

来場者対応では、製品説明を一方的に行うのではなく、相手の業務内容や課題、導入時期などを確認することが重要です。会話の内容を記録しておけば、開催後のフォローアップにも活用できます。

また、来場者が集中する時間帯やスタッフの対応状況を確認し、必要に応じて配置や対応方法を調整しましょう。

8. 開催後のフォローアップを実施する

展示会が終了したら、獲得した名刺や来場者情報を整理し、見込み顧客へのフォローアップを開始します。

展示会で接点を持った相手の関心や検討状況はそれぞれ異なるため、全員に同じ内容を送るのではなく、会話内容やニーズに応じて対応を分けることが大切です。

例えば、具体的な導入を検討している企業には早めに電話や個別提案を行い、情報収集段階の企業には関連資料や事例を案内するなど、状況に応じたアプローチを検討します。

名刺交換をしただけで対応を終わらせず、次に誰が、いつ、どのような連絡をするのかを決めておきましょう。

展示会終了後の具体的な連絡方法や進め方については、展示会フォローアップの方法・進め方を解説した記事も参考になります。

展示会出展に必要な準備項目

前章では出展準備の進め方を時系列で紹介しました。ここでは、実務で抜け漏れが起きやすい項目をチェックリストとして整理します。自社の出展内容に合わせて必要なものを選び、担当者と期限を設定しましょう。

出展申し込み・主催者との手続き

最初に必要なのは、出展申し込みと主催者との各種手続きです。

出展申込書の提出や出展料の支払いに加え、展示会によっては次のような手続きが必要になります。

• 出展者情報や製品情報の登録
• 社名板や出展者紹介ページの掲載情報提出
• ブースの施工・装飾に関する申請
• 電気・通信回線・備品などの追加手配
• 搬入・搬出に関する申請
• 出展スタッフの登録や入館証の申請

提出期限は手続きごとに異なるため、主催者から配布される出展者マニュアルや案内資料を確認し、期限を一覧化しておくと管理しやすくなります。

出展予算・社内稟議の準備

展示会への出展には複数の費用がかかるため、出展を決定する前に概算予算を作成しておきます。

予算には、出展料やブース施工費だけでなく、展示物の制作費、交通費、宿泊費、運搬費なども含めます。

社内稟議では、単に必要な費用を提示するだけでなく、出展する目的や期待する成果、展示会を選んだ理由も説明できるようにしましょう。

また、追加の備品手配や制作物の修正など、準備を進める中で想定外の費用が発生する可能性もあります。予算には一定の余裕を持たせておくと安心です。

ブース・展示物・備品の手配

展示会で使用するブースや展示物、備品を準備します。

具体的には、次のようなものが挙げられます。

• 展示する製品・サンプル・デモ機
• 展示台・テーブル・椅子
• 説明用パネル・ポスター・看板
• モニター・パソコン・映像機器
• 電源タップ・延長コード
• 照明や追加の備品
• 工具・清掃用品・予備の消耗品

展示物の搬入方法や設置場所、電源の必要数なども確認し、当日に使用できないといったトラブルを防ぎましょう。

配布資料・ノベルティの準備

来場者に自社の情報を持ち帰ってもらうため、会社案内や製品カタログ、サービス資料などを用意します。

資料を作成する際は、製品の特徴を並べるだけでなく、どのような課題を解決できるのか、導入によって何が変わるのかを分かりやすく伝えることが大切です。

必要に応じて、ノベルティやサンプルなども準備します。ただし、配布物の種類や数量を増やすことだけを目的にせず、ターゲットや出展目的に合った内容を選びましょう。

来場者への告知・集客施策

展示会の開催前には、来場を促すための告知活動を準備します。

主な方法は次のとおりです。

• 自社Webサイトでの出展告知
• メールマガジンや顧客向けメールでの案内
• SNSでの情報発信
• 営業担当者から既存顧客への個別案内
• 見込み顧客への招待状や案内状の送付
• 事前商談やアポイントの調整

告知を行う際は、展示会に出展する事実だけでなく、来場することで得られるメリットを伝えましょう。新製品のデモンストレーションや個別相談など、来場する理由を具体的に示すことがポイントです。

スタッフの確保・接客トレーニング

展示会当日に必要なスタッフを確保し、事前に接客や製品説明のトレーニングを行います。

特に、普段は営業活動を担当していない社員が参加する場合、製品の特徴やターゲット、想定される質問などを共有しておく必要があります。

また、名刺交換の方法やヒアリング項目、商談につながりそうな来場者への対応方法なども統一しておくと、スタッフによる対応のばらつきを抑えられます。

名刺・リード情報の管理方法

展示会で獲得した名刺や来場者情報を、どのように管理するかも事前に決めておきましょう。

名刺を集めるだけでは、その後の営業活動に十分活用できません。企業名や担当者名、連絡先に加えて、関心のある製品や抱えている課題、導入時期なども記録しておくことが重要です。

例えば、次のような項目を管理します。

• 企業名・部署名・担当者名
• メールアドレス・電話番号
• 関心のある製品・サービス
• 来場者が抱えている課題
• 導入時期や検討状況
• 当日の会話内容
• 次回の連絡予定・対応担当者

CRMや名刺管理ツールを活用する場合は、データの登録方法や入力担当者、営業部門への引き継ぎ方法も決めておきます。名刺情報などの個人情報を取得・利用する際は、取得時に示した利用目的やプライバシーポリシー、社内の管理ルールに沿って取り扱い、必要な同意・通知がある場合は適切に対応しましょう。

展示会出展にかかる費用の内訳

展示会出展にかかる費用は、展示会の規模や会場、出展する小間数、ブースの施工内容、展示物の種類などによって異なります。

出展料だけを予算として考えるのではなく、準備から開催後までに必要となる費用をまとめて把握することが重要です。

主な費用項目は以下のとおりです。

出展料・小間料金

出展料は、展示会の会場内に出展スペースを確保するための費用です。一般的には、1小間単位で料金が設定されています。

小間とは、展示会場内に設けられる出展スペースの基本単位です。展示会によって標準的な小間の寸法や料金、利用条件が異なります。

出展料は、展示会の規模や開催場所、出展エリア、小間数、申込時期などによって異なります。料金に含まれる設備やサービスの範囲も確認し、主催者が公開している最新の出展案内で条件を比較しましょう。

ブース施工・装飾費用

ブース施工・装飾費用は、出展スペースを展示内容に合わせて整えるための費用です。

主催者が用意する基本設備を利用する場合と、外部業者へ依頼して独自のブースを施工する場合では、必要な費用が異なります。

主な費用項目には、壁面や展示台の設置、社名板、照明、電気工事、映像設備などがあります。施工内容によっては、設計費や設営・撤去費も必要です。

依頼先を選ぶ際は、見積もりに含まれる作業範囲や追加料金の条件も確認しておきましょう。

展示物・販促物の制作費用

展示会で使用する製品サンプルや説明パネル、ポスター、カタログ、会社案内などの制作費用も必要です。

すでに使用している営業資料を活用できる場合もありますが、展示会用に内容を調整したり、追加で印刷したりする場合は別途費用が発生します。

ノベルティを配布する場合は、制作費だけでなく、デザイン費や送料なども予算に含めておきましょう。

人件費・交通費・宿泊費

展示会に参加するスタッフの人件費や交通費、必要に応じて宿泊費も発生します。

特に、遠方の展示会へ複数名で参加する場合は、移動や宿泊にかかる費用が大きくなることがあります。

また、展示会の準備や開催後の営業フォローに必要な社内工数も考慮しておくと、出展にかかる負担を把握しやすくなります。

運搬費・備品費・その他の諸経費

展示する製品や機材を会場まで運ぶための運搬費や、展示会場で使用する備品のレンタル費用なども必要です。

主な項目は次のとおりです。

• 製品・展示物の輸送費
• 搬入・搬出にかかる作業費
• 備品や機材のレンタル費
• 電気・インターネットなどの追加利用料
• 駐車場代や現地での移動費
• 会期中の消耗品や雑費

展示会によっては、通常の出展料に含まれない追加サービスが多く用意されています。必要な設備やサービスを事前に洗い出し、申し込み期限と料金を確認しましょう。

予算を組む際に押さえておきたいポイント

展示会出展の予算を組む際は、出展料だけでなく、準備から開催後までの総費用を見積もることが重要です。

予算を整理する際は、次のような表を活用すると管理しやすくなります。

費用項目	主な内容	確認するポイント
出展料	小間料金・出展登録費など	小間数・支払い期限・キャンセル規定
施工・装飾費	ブース設営・照明・電気工事など	施工範囲・設営撤去費・追加料金
展示物・販促物費	製品サンプル・パネル・カタログなど	制作費・印刷費・納期
人件費	準備・当日運営・開催後の対応	必要人数・稼働日数
交通・宿泊費	スタッフの移動・宿泊	参加人数・移動距離・宿泊日数
運搬・備品費	展示物の輸送・備品レンタルなど	搬入方法・追加設備・返却条件

また、見積もりを取得する際は、費用の内訳と対応範囲を確認し、複数の業者を比較することも有効です。

出展規模を決める段階では、予算の上限を設定し、優先度の高い項目から費用を配分しましょう。必要以上に設備や制作物を増やすのではなく、出展目的の達成に必要な投資かどうかを判断することが大切です。

なお、展示会の出展費用に一律の相場はありません。具体的な金額を把握するには、出展を検討している展示会の主催者や施工業者などから、実際の条件に基づいた見積もりを取得してください。

展示会出展の準備スケジュール

準備項目を洗い出したら、開催日から逆算して実施時期を割り振ります。以下は一般的な目安であり、申し込みや各種申請の締切は展示会ごとに異なります。主催者の案内を優先し、自社の工程に合わせて調整してください。

以下は、開催日から逆算した一般的な準備スケジュールの目安です。

時期	主な準備内容
3〜6か月前	展示会の選定、出展目的・目標の設定、予算確保、出展申し込み
1〜2か月前	展示内容の決定、ブースや展示物の手配、資料制作、社内体制の確定
2週間〜1か月前	告知活動、スタッフ研修、備品確認、各種提出書類の対応
開催直前	搬入・設営確認、持ち物確認、当日の運営手順の最終確認
開催当日	ブース運営、来場者対応、名刺・リード情報の記録
終了後	名刺整理、お礼連絡、営業フォロー、出展結果の振り返り

出展の3〜6か月前に行うこと

開催の3〜6か月前は、出展計画の土台をつくる時期です。

• 出展候補となる展示会の情報収集
• 出展目的とターゲットの設定
• 出展規模と概算予算の決定
• 社内稟議や出展承認の取得
• 主催者への出展申し込み
• 出展責任者や各担当者の決定

特に、出展申し込みは展示会によって期限が異なります。人気の高い展示会では早期に出展枠が埋まる可能性もあるため、候補が決まった段階で主催者へ確認しておきましょう。

出展の1〜2か月前に行うこと

出展の1〜2か月前には、展示会当日の内容を具体化し、必要なものを手配します。

• 展示する製品やサービスの決定
• ブースや展示物の制作・手配
• 配布資料やノベルティの制作
• 備品・機材の申し込み
• 搬入・搬出方法の確認
• スタッフの確保と役割分担
• 来場者への告知計画の作成

外部業者へ制作や施工を依頼する場合は、修正や確認に必要な時間も考慮しましょう。印刷物や展示物の納期が遅れると、ほかの準備にも影響するため、早めの発注が重要です。

出展の2週間〜1か月前に行うこと

開催まで1か月を切ったら、準備の進捗を確認しながら、告知やスタッフのトレーニングを進めます。

• 既存顧客や見込み顧客への出展案内
• 自社サイトやSNSでの告知
• 事前商談・アポイントの調整
• 展示物や配布資料の納品確認
• スタッフ向けの商品説明・接客研修
• 主催者への各種提出物の確認
• 名刺・リード情報の管理方法の共有

この時期には、準備が完了していない項目を一覧化し、担当者と完了予定日を明確にしておきましょう。

開催直前に確認すること

開催直前には、必要な物品や当日の運営手順を最終確認します。

特に、以下の項目は事前に確認しておきましょう。

• 搬入・搬出の日時と会場への入場方法
• ブースの設営状況や展示物の動作確認
• 電源・通信環境などの設備確認
• 配布資料やノベルティの数量
• スタッフの集合時間・配置・緊急連絡先
• 当日の接客方法やヒアリング項目
• 名刺や来場者情報の記録方法

主催者から届く最終案内や出展者マニュアルを確認し、変更事項がないかもチェックします。

展示会当日・終了後に行うこと

展示会当日は、来場者対応と情報収集を行いながら、対応内容を記録します。

終了後は、名刺や来場者情報を整理し、優先度に応じてフォローアップを開始します。特に、具体的な課題や導入時期を確認できた見込み顧客については、対応を後回しにしないことが重要です。

また、出展にかかった費用や獲得したリード数、商談数などを整理し、事前に設定した目標と比較しましょう。成果を振り返ることで、次回の展示会に向けた改善点を把握できます。

なお、ここで紹介したスケジュールは一般的な目安です。実際の準備期限は展示会ごとに異なるため、必ず主催者の公式案内を確認してください。

初めて展示会に出展する際の注意点

初めて展示会に出展する場合は、準備項目の多さや主催者との調整、当日の運営などに戸惑うこともあります。

トラブルや準備漏れを防ぐため、特に注意したい5つのポイントを紹介します。

出展目的と展示会の来場者層を一致させる

展示会を選ぶ際は、来場者数や知名度だけで判断しないことが重要です。

自社のターゲットと展示会の来場者層が一致していなければ、ブースへの訪問者が多くても、商談や受注につながる見込み顧客を十分に獲得できない可能性があります。

主催者が公開している来場者データや過去の出展実績を確認し、自社が接点を持ちたい企業や担当者が参加しているかを見極めましょう。

準備の担当者や責任範囲を明確にする

展示会出展では、営業・マーケティング・総務・製品開発など、複数の部署が関わる場合があります。

担当者や責任範囲が曖昧なまま準備を進めると、申請漏れや発注忘れ、情報共有の不足などが発生しやすくなります。

全体を管理する責任者を決めたうえで、各業務の担当者と期限を明確にしましょう。進捗を定期的に共有する機会を設けることも有効です。

主催者の出展規定や提出期限を確認する

展示会では、会場の安全管理や運営上の理由から、ブースの設営や装飾、電気設備、搬入・搬出などに関するルールが定められています。

例えば、展示物の高さ制限や使用できる機材、火気の使用、装飾物の設置方法などは、展示会によって条件が異なります。

また、出展者情報や施工図面、電気工事などの申請には、それぞれ提出期限が設けられている場合があります。

申し込みが完了したら、主催者から提供される出展者マニュアルや各種案内を確認し、必要な手続きを一覧化しておきましょう。

当日の運営だけでなく終了後の対応まで計画する

展示会の準備では、ブース設営や当日のスタッフ配置に意識が向きがちですが、開催後の営業活動も重要です。

展示会で名刺交換をしても、その後に連絡をしなければ、具体的な商談に発展しない可能性があります。

開催前の段階で、名刺情報の整理方法やフォローアップの担当者、初回連絡の時期、営業部門への引き継ぎ方法を決めておきましょう。

展示会終了後に対応を始めるのではなく、開催前からフォロー体制を整えておくことが大切です。

出展して終わりにせず成果を振り返る

展示会は、出展したこと自体が成果になるわけではありません。

事前に設定した目的や目標に対して、どの程度の成果が得られたのかを確認する必要があります。

例えば、次のような項目を振り返りましょう。

• ブースへの訪問者数
• 名刺交換数・リード獲得数
• 有効リード数
• 商談獲得数・商談化率
• 展示会関連費用
• 展示会をきっかけとした受注数・受注金額

単純な名刺交換数だけでなく、その後の商談や受注まで確認することで、出展の成果をより正確に把握できます。

展示会出展を成果につなげるためのポイント

展示会出展を営業成果につなげるには、当日の来場者対応だけでなく、事前のメッセージ設計やリード管理、終了後のフォローアップまでを一貫して考えることが重要です。

成果を高めるために意識したい5つのポイントを紹介します。

来場者に伝えるメッセージを統一する

展示会では、限られた時間の中で自社の製品やサービスの魅力を伝える必要があります。

そのため、何を伝えたいのかを事前に整理し、ブースの展示内容や配布資料、スタッフの説明に一貫性を持たせましょう。

例えば、業務効率化を訴求する場合は、単に製品の機能を説明するのではなく、「どのような業務の負担を減らせるのか」「導入によって何が改善するのか」といった顧客側のメリットを中心に伝えます。

スタッフ全員が共通のメッセージを理解していれば、担当者による説明のばらつきを抑えられます。

商談につながる接点づくりを意識する

展示会では、多くの来場者と名刺交換をすることだけを目的にせず、具体的な商談につながる接点をつくることを意識しましょう。

そのためには、製品やサービスの説明に加えて、来場者の業務内容や課題、導入時期、現在利用しているサービスなどをヒアリングすることが重要です。

例えば、次のような質問を用意しておくと、会話を進めやすくなります。

• 現在、どのような業務課題を抱えていますか？
• 現在はどのような方法やシステムを利用していますか？
• 導入や切り替えを検討する時期は決まっていますか？
• 製品・サービスを選ぶ際に重視する条件は何ですか？

こうした情報を確認しておけば、展示会終了後に顧客の状況に合わせた提案を行いやすくなります。

獲得したリードを適切に管理する

展示会で獲得したリードは、企業名や連絡先を登録するだけでなく、関心度や検討状況に応じて整理しましょう。

例えば、次のように分類できます。

分類	顧客の状況	対応の例
優先度：高	導入時期や課題が明確で、具体的な商談を希望している	早期に電話や個別提案を行う
優先度：中	興味はあるが、比較検討や情報収集の段階にある	関連資料や導入事例を案内する
優先度：低	今すぐの導入予定はなく、情報収集を目的としている	継続的な情報提供や時期を見た再アプローチを行う

分類の基準は、自社の商品・サービスや営業プロセスに合わせて設定します。担当者や次回アクションもあわせて管理し、対応漏れを防ぎましょう。

展示会後のフォローアップを迅速に行う

展示会で接点を持った見込み顧客には、できるだけ早くお礼や案内を送り、その後の状況に応じて継続的にアプローチすることが重要です。

展示会当日の会話を覚えているうちに連絡すれば、相手も接点を思い出しやすくなります。

ただし、全員に同じメールを送るだけでは、顧客ごとの課題や関心に十分に応えられない場合があります。会話内容や検討状況を踏まえ、電話・メール・資料送付などを使い分けましょう。

また、営業担当者だけで対応しきれない場合は、マーケティング部門やインサイドセールス部門との連携、外部の営業支援サービスの活用も検討できます。

結果を分析し次回の出展に活かす

展示会終了後は、出展前に設定した目標と実際の結果を比較し、改善点を整理します。

例えば、名刺獲得数は多かったものの商談化率が低かった場合、ターゲット設定や当日のヒアリング方法、開催後のフォロー体制に課題がある可能性があります。

一方、ブースへの訪問者数が少なかった場合は、事前告知の内容や展示会の選定、来場者への訴求方法などを見直す必要があるかもしれません。

成果を評価する際は、展示会終了直後の数値だけでなく、一定期間後の商談数や受注数も確認しましょう。

展示会の効果測定や改善方法について詳しく知りたい場合は、展示会の効果測定で確認したい指標や改善ポイントを解説した記事も参考にしてください。

展示会出展に関するよくある質問

展示会に出展するには何から始めればよいですか？

まずは、展示会に出展する目的とターゲットを明確にすることから始めましょう。新規顧客の獲得や製品の認知拡大、商談機会の創出など、目的によって適した展示会は異なります。

目的とターゲットが決まったら、候補となる展示会の来場者層や開催規模、出展条件、費用を比較し、主催者へ申し込みを行います。

展示会への出展はいつ頃から準備すればよいですか？

一般的には、開催の3〜6か月前を目安に準備を始めると、展示会の選定や出展申し込み、予算確保、社内調整などを進めやすくなります。

ただし、展示会によって申し込み期限や出展者向けの提出期限は異なります。独自のブース施工や展示物の制作が必要な場合は、さらに早い段階から準備を始めることも検討しましょう。

初めて展示会に出展する場合、何を準備すればよいですか？

主に、出展申し込み、予算、展示内容、ブースや展示物、配布資料、スタッフ、来場者への告知、名刺・リード情報の管理方法などを準備します。

また、開催後のフォローアップ体制も事前に決めておくことが大切です。各項目の担当者と期限を一覧化すると、初めての出展でも準備を進めやすくなります。

展示会出展にはどのくらいの費用がかかりますか？

出展費用は、展示会の規模や会場、出展する小間数、ブースの施工内容などによって異なります。

主な費用には、出展料、ブース施工・装飾費、展示物や販促物の制作費、人件費、交通費、宿泊費、運搬費、備品費などがあります。

出展料だけで予算を判断せず、必要な費用をすべて洗い出したうえで、主催者や施工業者から見積もりを取得しましょう。

小規模な企業でも展示会に出展できますか？

はい。展示会によっては、比較的小さな出展スペースや、複数社で参加する共同出展の枠が設けられている場合があります。自治体や業界団体などが出展支援制度を用意していることもあるため、対象地域・業種や募集時期を確認してみましょう。

初めて出展する企業は、最初から大規模なブースを用意するのではなく、目的や予算、必要な展示スペースに合った規模を検討するとよいでしょう。

展示会に出展した後は何をすればよいですか？

展示会終了後は、獲得した名刺や来場者情報を整理し、見込み顧客へのフォローアップを行います。

具体的には、お礼メールの送信、電話での状況確認、資料送付、商談の打診などが挙げられます。顧客の関心や検討状況に応じて対応を変え、次のアクションと担当者を明確にしておきましょう。

あわせて、リード獲得数や商談数、受注数、出展費用などを確認し、次回の出展計画に活かすことも重要です。

まとめ｜展示会出展は計画的な準備と開催後のフォローが重要

展示会への出展を成功させるには、出展を決める段階から開催後の営業活動まで、全体を見据えた計画を立てることが重要です。

まずは、出展目的やターゲットを明確にし、自社の製品・サービスと相性のよい展示会を選定しましょう。そのうえで、申し込みや予算確保、ブースや展示物の手配、スタッフの確保、来場者への告知などを計画的に進めます。

特に初めて展示会に出展する場合は、主催者の出展規定や提出期限を確認し、各業務の担当者とスケジュールを明確にしておくことが大切です。

また、展示会は出展して終わりではありません。獲得した名刺や見込み顧客の情報を整理し、適切なタイミングでフォローアップを行うことで、商談や受注につながる可能性が高まります。

しかし、通常の営業活動と並行して展示会後のリードに継続的にアプローチするには、十分な人員や時間が必要です。社内の営業リソースが不足している場合は、営業支援サービスを活用することも選択肢の一つです。

展示会で獲得したリードを商談につなげるならMOVEMENTの受注アシスト

MOVEMENT株式会社の「受注アシスト」は、展示会で獲得した名刺や過去の見込み顧客に対し、商談獲得前のフォロー・アプローチを支援するサービスです。

展示会後の連絡が一度のメール送信で止まっている、営業担当者が日々の業務に追われてリードへの継続的なアプローチまで手が回らないといった企業に向けて、リードの整理や優先順位づけ、電話・メールなどによる個別フォロー、対応結果の記録・共有を行います。

商談獲得前の営業工程を補完することで、社内の営業担当者が商談や提案活動に注力しやすい体制づくりを支援します。対応範囲や進め方は、保有リードや商材、営業体制に応じて相談できます。

展示会で獲得したリードを十分に活用できていない企業や、開催後の営業フォローに課題を感じている企業は、MOVEMENT株式会社の受注アシストをご覧ください。