展示会のお礼メール例文10選！件名・書き方・送信タイミングを解説
前林俊希展示会で名刺交換した相手に、どのようなお礼メールを送ればよいか迷っていませんか。
展示会のお礼メールでは、来場への感謝を伝えるだけでなく、当日の会話を思い出してもらい、資料の確認や打ち合わせといった次の行動につなげることが重要です。ただし、相手の関心度によって適切な文面は異なります。
この記事では、展示会のお礼メールに使える例文10選を、件名と本文のセットで紹介します。送信タイミングや書き方、一斉送信の注意点、返信がない場合の対応も解説します。
さらに、展示会後のリードフォローを商談につなげる方法も紹介しますので、自社の営業活動にお役立てください。
展示会のお礼メール例文10選【そのまま使えるテンプレート】
展示会のお礼メールは、来場者との接点や関心度に合わせて書き分けることが基本です。名刺交換だけの相手には簡潔なお礼を、具体的な課題を相談された相手には、その内容に沿った資料や次のアクションを提示します。
以下では、BtoB営業で利用しやすい10種類の例文を紹介します。[展示会名]や[自社名]などの部分を置き換えてご利用ください。各例文末尾の「[署名]」には、会社名・部署・担当者名・連絡先を記載してください。
① 展示会ブースへ来場した顧客への基本例文
まずは、ブースに来場してくれた相手へ幅広く使える基本的なお礼メールです。感謝と展示内容を簡潔に伝え、興味がある場合に資料を確認できる構成にします。
件名：【[展示会名]】弊社ブースご来場のお礼｜[自社名]
[相手の会社名]
[相手の部署名]
[相手の担当者名]様
お世話になっております。
[自社名]の[自社担当者名]です。
先日は[展示会名]にて、弊社ブースへお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
当日は、弊社の[商品・サービス名]をご紹介させていただきました。
改めて、サービスの概要を以下よりご覧いただけます。
サービス資料：[資料URL]
ご不明点やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
[署名]
② 名刺交換した顧客へのお礼メール
短時間でも直接名刺交換した場合は、その接点を明記すると、相手が送信者を思い出しやすくなります。会話の内容を覚えている場合は一文加えましょう。
件名：[展示会名]での名刺交換のお礼｜[自社名・担当者名]
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様
お世話になっております。
[展示会名]にて名刺交換させていただきました、[自社名]の[自社担当者名]です。
先日はお忙しいなか、ご挨拶のお時間をいただきありがとうございました。
短い時間ではございましたが、直接お話しできたことを大変うれしく思っております。
弊社では[事業・サービスの概要]を提供しております。今後、関連する課題やご相談がございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
[署名]
③ 商品・サービスに興味を示した顧客へのお礼メール
商品について具体的な質問があった相手には、当日話した内容を盛り込むことが重要です。関心のあった機能や課題に関する資料を案内し、必要に応じて個別説明を提案します。
件名：[展示会名]のお礼と[商品・サービス名]のご案内
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様
お世話になっております。
[自社名]の[自社担当者名]です。
先日は[展示会名]にて、弊社ブースへお越しいただきありがとうございました。
当日は、[具体的な課題・関心事項]についてお話を伺い、弊社の[商品・サービス名]をご紹介しました。
ご関心をお寄せいただいた[機能・特徴]について、詳しい内容をまとめた資料をお送りします。
詳細資料：[資料URL]
もしよろしければ、貴社での活用方法についても個別にご説明できればと思います。
ご興味がございましたら、お気軽にご返信ください。
[署名]
④ 商談・打ち合わせを希望していた顧客へのお礼メール
展示会で打ち合わせの希望があった場合は、お礼だけで終わらず、日程調整に進みましょう。候補日時または日程調整URLを提示すると、返信時の負担を減らせます。
件名：【日程調整のご相談】[展示会名]でのお話について｜[自社名]
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様
お世話になっております。
[自社名]の[自社担当者名]です。
先日は[展示会名]にて、弊社ブースへお越しいただきありがとうございました。
当日お話しいただいた[課題・検討事項]について、改めて詳しくお伺いし、弊社サービスの活用方法をご紹介できればと考えております。
30分ほどオンラインでお時間をいただけますでしょうか。
以下の日程でご都合はいかがでしょうか。
- [候補日時①]
- [候補日時②]
- [候補日時③]
別の日程をご希望の場合は、お気軽にお知らせください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
[署名]
⑤ 資料請求した顧客へのお礼メール
展示会で資料送付を約束した場合は、約束した情報を確実に届けることを優先します。別の資料や商談の案内を追加する場合も、相手の依頼内容から大きく外れないようにしましょう。
件名：【ご依頼資料の送付】[展示会名]でのお礼｜[自社名]
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様
お世話になっております。
[自社名]の[自社担当者名]です。
先日は[展示会名]にて、弊社ブースへお立ち寄りいただきありがとうございました。
当日ご依頼いただいた[資料名]をお送りします。
資料：[資料URL]
資料には、[掲載内容の概要]をまとめております。社内での情報共有や比較検討にお役立ていただけますと幸いです。
ご覧いただいたうえで、ご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください。
今後とも、よろしくお願いいたします。
[署名]
⑥ 検討時期が未定の顧客へのお礼メール
導入時期が決まっていない相手には、無理に商談を提案する必要はありません。情報収集に役立つ資料を案内し、相手が希望する連絡時期を確認するとよいでしょう。
件名：[展示会名]ご来場のお礼と情報資料のご案内
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様
お世話になっております。
[自社名]の[自社担当者名]です。
先日は[展示会名]にて、弊社ブースへお越しいただきありがとうございました。
当日は、[テーマ・課題]について情報収集中と伺いました。
今後のご検討に役立てていただけるよう、[テーマ]に関する資料をご案内いたします。
参考資料：[資料URL]
現時点で具体的なご予定がなくても問題ございません。今後、情報収集を進められる際にお役立ていただければ幸いです。
必要な情報がございましたら、お気軽にお声がけください。
[署名]
⑦ 短時間しか会話できなかった顧客へのお礼メール
会話の内容が少ない場合は、詳しい課題を把握しているような表現を避けましょう。誰からのメールなのか、何を提供する会社なのかを明確にすることが大切です。
件名：[展示会名]でのご挨拶のお礼｜[自社名]
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様
お世話になっております。
[自社名]の[自社担当者名]です。
先日は[展示会名]にて、弊社ブースへお立ち寄りいただきありがとうございました。
当日は短い時間でのご案内となりましたので、改めて弊社の事業をご紹介いたします。
弊社は[対象企業・顧客]向けに、[提供サービスの概要]を展開しております。
サービス概要：[サービスURL]
今後、関連するお取り組みをご検討の際は、お気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
[署名]
⑧ 既存顧客が来場した場合のお礼メール
既存顧客には、新規見込み顧客と同じ営業メールを送らないようにしましょう。日頃のお付き合いへの感謝を伝え、展示会で話した内容があれば、その後の対応を案内します。
件名：[展示会名]ご来場のお礼｜[自社名]
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様
いつも大変お世話になっております。
[自社名]の[自社担当者名]です。
先日はお忙しいなか、[展示会名]の弊社ブースまでお越しいただき、誠にありがとうございました。
久しぶりに直接お話しする機会をいただき、大変うれしく思っております。
当日ご紹介した[新商品・取り組み]について、ご関心がございましたら詳細をご案内いたします。
また、現在ご利用いただいている[サービス名]に関しましても、ご不明点やご要望がございましたらお知らせください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
[署名]
⑨ 複数の来場者に一斉送信する場合のお礼メール
多くの来場者へ送る場合は、個別の会話に依存しない共通文面を用意します。ただし、相手が話していない内容を「ご相談いただいた」と記載しないように注意が必要です。
件名：【[展示会名]】弊社ブースご来場のお礼と資料のご案内
ご来場の皆様
お世話になっております。
[自社名]の[自社担当者名]です。
このたびは[展示会名]にて、弊社ブースへお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
会場では、[商品・サービス名]をご紹介いたしました。
当日ご紹介した内容を改めてご確認いただけるよう、概要資料をご案内いたします。
サービス資料：[資料URL]
製品やサービスについてご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
[署名]
※一斉送信では、宛先の相互開示を避けるため、適切なメール配信システムやBCCなどを使用してください。広告・宣伝を含む場合は、適用法令に応じた表示事項や配信停止手段も確認してください。
⑩ 展示会の主催者・協力企業へのお礼メール
主催者や協力企業へのお礼は、来場者向けとは目的が異なります。運営や出展への協力に対する感謝を中心に、今後の関係継続につながる文面にしましょう。
件名：[展示会名]開催のお礼｜[自社名]
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様
お世話になっております。
[自社名]の[自社担当者名]です。
このたびは[展示会名]の開催・運営にあたり、多大なるご尽力をいただき、誠にありがとうございました。
おかげさまで、弊社も多くの来場者の皆様と交流する機会を得ることができました。
開催準備から当日の運営まで、丁寧にご対応いただきましたことに感謝申し上げます。
今後も機会がございましたら、ぜひご一緒できれば幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
[署名]
展示会のお礼メールはいつ送る？適切なタイミング
展示会のお礼メールは、できるだけ早く送ることが基本です。相手が展示会での会話を覚えているうちに連絡できるよう、実務上は当日から翌営業日を目安に準備するとよいでしょう。
ただし、送信する速さだけでなく、資料の正確性や顧客ごとの適切な案内も重要です。送信タイミングは相手の関心度や約束事項に応じて判断してください。
当日・翌営業日・数日後の違い
| タイミング | 向いているケース | 対応のポイント |
|---|---|---|
| 展示会当日 | 商談希望者、資料送付を約束した相手 | 約束事項を優先して個別に送信する |
| 翌営業日 | 一般的な来場者、名刺交換した相手 | 来場のお礼と必要な情報を案内する |
| 2〜3営業日後 | 名刺情報の整理に時間が必要な場合 | 送信漏れがないよう顧客情報を確認する |
| それ以降 | 送信が遅れた場合 | 必要に応じて遅れへのお詫びを添える |
上記は運用上の目安であり、特定の日数による返信率の向上を保証するものではありません。商談の約束がある場合は、合意した期限を優先しましょう。
送信が遅れた場合はどうする？
展示会から数日が経過しても、お礼メールを送ること自体が無意味になるわけではありません。まずは展示会名と接点を明記し、相手が思い出しやすい内容にします。
必要に応じて「ご連絡が遅くなり恐縮ですが」と一言添えましょう。すでに別の営業担当者から連絡している場合は、重複した案内を避けてください。
展示会前に準備しておくこと
展示会終了後にすべてのメールを作り始めると、送信作業が遅れやすくなります。出展前に共通テンプレートを用意し、当日は顧客情報を追加する運用がおすすめです。
- 来場者向けの基本テンプレートを作成する
- 商談希望者・資料請求者向けの個別テンプレートを作成する
- 製品資料と導入事例のURLを確認する
- 名刺情報の入力項目を統一する
- 送信担当者と確認担当者を決める
- メール送信後の対応方法を共有する
名刺には、氏名や会社名だけでなく、会話内容、興味を示した商品、導入時期、約束した対応も記録しておくと、送信後の営業フォローにも活用できます。
展示会のお礼メールの書き方と基本構成
展示会のお礼メールは、「誰からの連絡か」「なぜ連絡したのか」「相手に何をしてほしいのか」が一読して分かる構成にしましょう。長い商品説明よりも、展示会での接点と次の行動を明確にすることが大切です。
| 構成要素 | 記載内容 | 役割 |
|---|---|---|
| 件名 | 展示会名・お礼・送信元 | メールの内容と送信者を伝える |
| 宛名 | 会社名・部署・担当者名 | 相手に適切に呼びかける |
| 自己紹介 | 自社名・担当者名 | 誰からの連絡か明確にする |
| お礼 | 来場・名刺交換への感謝 | 展示会での接点を思い出してもらう |
| 会話内容 | 相談内容・関心事項 | 相手に合わせた案内にする |
| 情報提供 | 資料・サービスの概要 | 検討に必要な情報を届ける |
| 次のアクション | 返信・資料確認・日程調整 | 次の行動を分かりやすくする |
| 署名 | 連絡先・会社情報 | 返信や問い合わせをしやすくする |
展示会での会話内容を一文加える
個別メールでは、会話内容に触れるだけでも定型文との差が生まれます。例えば「在庫管理の業務負担についてご相談いただいた件」など、実際の会話に基づく情報を加えましょう。
一方、具体的な会話を記録していない場合は、無理に内容を作る必要はありません。「当日は弊社製品をご覧いただきありがとうございました」といった事実に沿った表現を使います。
メールで伝える次のアクションは絞る
資料の閲覧、無料相談、デモ予約、アンケート回答などを一度に案内すると、相手は何を優先すべきか迷ってしまいます。基本的には、相手の関心度に応じて主要なアクションを1つ選びましょう。
情報収集段階の相手には資料を、具体的な導入検討を進めている相手には打ち合わせを提案するなど、営業段階に合わせて調整します。
展示会のお礼メールに使える件名10選
件名は、展示会での接点とメールの用件を簡潔に伝えることが重要です。展示会名や自社名を入れると、相手がどの企業からの連絡なのかを判断しやすくなります。
| 用途 | 件名例 |
|---|---|
| 基本のお礼 | 【[展示会名]】ご来場のお礼｜[自社名] |
| ブース来場 | [展示会名]弊社ブースご来場のお礼 |
| 名刺交換 | [展示会名]での名刺交換のお礼｜[担当者名] |
| 個別相談 | [展示会名]でご相談いただいた[テーマ]について |
| 資料送付 | 【ご依頼資料の送付】[サービス名]のご案内 |
| 製品紹介 | [展示会名]のお礼と[製品名]の詳細資料 |
| 商談希望 | 【日程調整のご相談】[展示会名]でのお話について |
| 一斉送信 | 【[展示会名]】ご来場のお礼と資料のご案内 |
| 既存顧客 | [展示会名]ご来場のお礼｜[自社名・担当者名] |
件名を考える際は、次のポイントを意識してください。
- 展示会名を入れて、連絡のきっかけを明確にする
- 必要に応じて送信元の会社名を入れる
- 資料送付や日程調整など、重要な用件を示す
- 実際に依頼されていない内容を「ご依頼」と表現しない
- 過度な強調表現や、内容と異なる煽り文句を避ける
特定の件名が必ず高い開封率を生むわけではありません。メールの送信目的や顧客属性に合わせて比較・改善していくことが大切です。
展示会のお礼メールを送る際の注意点
お礼メールは、内容だけでなく送信方法にも注意が必要です。宛先の誤設定や不適切な営業案内は、顧客との信頼関係を損なう原因になります。
一斉送信では宛先の取り扱いを確認する
複数の来場者へメールを送る場合、宛先をTOやCCに並べて送信すると、他の受信者のメールアドレスが見えてしまうおそれがあります。
適切なメール配信ツールを利用するか、BCCを使用するなど、他の受信者の情報が開示されない送信方法を選びましょう。大量配信では、配信停止の管理やエラー処理ができるシステムの活用も検討してください。
宛名・会話内容・資料URLを確認する
送信前には、会社名、担当者名、役職などの表記を確認しましょう。特に名刺をデータ化した際は、読み取り間違いが発生する可能性があります。
また、会話内容に合わない資料を送ることや、誤ったURLを案内することも避けなければなりません。個別メールでは、宛名と本文の内容が正しく対応しているか確認してください。
長文や強引な営業案内を避ける
お礼メールの段階で商品情報をすべて説明する必要はありません。簡潔な感謝と関連情報を伝え、詳しい説明は資料や商談で補う方法が考えられます。
検討時期が決まっていない相手に繰り返し面談を求めるなど、相手の状況と合わない提案は控えましょう。
個人情報と広告メールに関する法令を確認する
展示会で取得した名刺情報は、取得時に説明した利用目的や個人情報保護法などを踏まえて、適切に管理する必要があります。CRMへの登録や営業支援会社への情報提供・委託を行う場合も、取り扱い方法を確認してください。
また、広告・宣伝メールには特定電子メール法などの規制が関係する場合があります。名刺などの書面で電子メールアドレスを通知した相手への送信には一定の例外が設けられていますが、すべての販促メールが無条件で認められるわけではありません。
メールの内容、アドレスの取得方法、適用される法令、配信停止への対応を確認したうえで送信しましょう。
展示会のお礼メールから商談につなげる5つのステップ
展示会のお礼メールは、送信した時点で営業活動が完了するわけではありません。商談につなげるには、相手の関心度を把握し、適切なタイミングで次の接点を作る必要があります。
- STEP1：名刺情報を整理する — 会社名、担当者名、メールアドレスに加え、会話内容や関心事項を記録します。
- STEP2：見込み度を分類する — 導入時期、課題の具体性、次回連絡の希望などを基準に優先順位を付けます。
- STEP3：お礼メールを送信する — 関心度に合わせた文面でお礼を伝え、必要な資料や次のアクションを案内します。
- STEP4：電話やメールでフォローする — 商談希望者や具体的な検討課題がある相手を優先して連絡します。
- STEP5：商談結果を記録し、継続対応する — 商談化の有無だけでなく、検討時期や断られた理由も管理します。
特に展示会で明確な相談があった相手には、共通の一斉送信だけで終わらせず、個別の営業フォローを行うことが重要です。
メール送信後に電話フォローを行う
具体的な導入相談があった相手には、お礼メールの後に電話で状況を確認することも有効です。ただし、電話をかける前に、メールで提示した内容や相手との約束を確認してください。
電話では「先日の[展示会名]でお話しした[テーマ]について、ご検討状況を伺いたくご連絡しました」と、連絡の目的を明確に伝えます。
電話がつながらない場合は、連絡方法や時間帯を見直し、相手の負担にならない範囲で再アプローチを検討しましょう。
営業担当者だけで対応しきれない場合
展示会で大量の名刺を獲得すると、通常の営業活動と並行して全件をフォローすることが難しくなる場合があります。
そのような場合には、営業支援サービスの活用も選択肢になります。MOVEMENTのリードフォロープランでは、獲得したリードへの一次接触、関心度による仕分け、商談化までのフォローなどを支援しています。
お礼メール送信後の対応が滞っている場合は、社内の担当範囲を見直すとともに、外部への業務委託も検討するとよいでしょう。
見込み度別に考える展示会後のフォロー方法
展示会で獲得したすべての見込み顧客に、同じ頻度で営業を行う必要はありません。商談確度と検討時期を基準に、高・中・低の3段階に分類すると対応方針を決めやすくなります。
| 分類 | 顧客の特徴 | お礼メール | 次のアクション | 電話フォロー |
|---|---|---|---|---|
| 高 | 具体的な課題があり、導入時期や商談希望が明確 | 課題への言及と日程提案 | 日程調整、個別提案 | 優先度が高い。合意した期限に合わせる |
| 中 | 関心はあるが、導入条件や時期が未確定 | 関心に合う資料や事例の案内 | 検討状況の確認、追加資料の提供 | 反応や希望時期に応じて実施 |
| 低 | 情報収集段階、名刺交換のみ | 簡潔なお礼とサービス概要 | 希望に応じた情報提供 | 原則として優先度は低い |
この分類はあくまで社内運用の一例です。電話フォローの実施時期は、顧客が希望した連絡時期、導入予定、営業上の優先度などから判断してください。
また、情報収集段階の相手でも、数か月後に検討が進む場合があります。すぐに商談につながらなかったという理由だけで情報を削除するのではなく、適切な利用目的や連絡方針の範囲で管理しましょう。
展示会のお礼メールに返信がない場合の対応方法
お礼メールに返信がないからといって、必ずしも商品やサービスへの関心がないとは限りません。展示会後は多くのメールを受信することがあり、担当者が確認できていない場合も考えられます。
まずは送信状況と相手の関心度を確認し、必要に応じて再アプローチを行いましょう。
返信がない主な理由
- 展示会後の業務が忙しく、メールを確認できていない
- お礼への返信は不要だと判断している
- 商品・サービスの検討優先度が低い
- 社内で比較検討を進めている
- 送信先のメールアドレスに誤りがある
- メールが迷惑メールフォルダに振り分けられている
- メールに返信すべき用件が明確でない
返信がない理由を断定することはできないため、再送前にはメールの到達状況や過去の会話内容を確認しましょう。
返信がない場合のフォローメール例文
具体的な商談の話が進んでいた相手には、数営業日後を一つの目安として、負担の少ない確認メールを送る方法があります。
ただし、相手が連絡を希望していない場合や配信停止を求めている場合は、再送しないでください。
件名：【ご確認】[展示会名]でご案内した[サービス名]について
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様
お世話になっております。
[自社名]の[自社担当者名]です。
先日は[展示会名]にてお話しする機会をいただき、ありがとうございました。
先日ご案内した[資料・サービス名]について、その後ご不明点などはございませんでしょうか。
当日お話しいただいた[課題・検討事項]について、必要であれば追加の情報もご案内できます。
現在ご検討中でなければ、今回のご返信は不要です。
何かございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
[署名]
再アプローチを終了・保留する判断基準
フォローは、回数を増やせば必ず成果が上がるものではありません。顧客の反応に合わせて終了・保留の判断を行うことが大切です。
| 顧客の状況 | 対応方針 |
|---|---|
| 明確に連絡を断られた | 連絡を停止し、停止希望を適切に記録する |
| 配信停止を希望された | 対象の広告・宣伝メール配信を停止する |
| 検討時期が半年後と分かった | 連絡希望を確認し、適切な時期まで保留する |
| 連絡しても反応がない | 接触履歴を確認し、連絡方法の変更や保留を判断する |
| 担当者が異動した | 適法な範囲で新しい窓口を確認する |
短期的に商談化しなかった顧客との接点を継続する場合は、定期的な情報提供などによるリードナーチャリングも検討できます。
展示会後の営業活動で管理すべきKPI
展示会のお礼メールの効果を評価する際は、送信数だけでなく、アポイントや商談につながったかを確認することが重要です。メール単体の成果と、電話などを含む展示会フォロー全体の成果は区別して集計しましょう。
| KPI | 定義・計算式 |
|---|---|
| お礼メール送信数 | 対象期間に送信したメールの通数 |
上記は管理指標の設計例です。アポイントと商談を同じ意味で扱うか、商談実施時点を成果とするかなど、社内で定義を統一してください。
なお、メールの開封率は、メールソフトのプライバシー保護機能や画像の読み込み方式などによって実態と異なる場合があります。開封率だけで成果を判断せず、返信や商談などの行動指標も併せて確認しましょう。
展示会後の営業KPIシミュレーション
例えば、展示会で500件のリードを獲得した場合を考えてみましょう。以下は計算方法を説明するための仮定であり、MOVEMENTまたは他社の実績ではありません。
| 項目 | 仮の数値 |
|---|---|
| 獲得リード数 | 500件 |
| メール送信対象リード数 | 450件 |
| 配信成功リード数 | 440件 |
| 返信リード数 | 22件 |
| 獲得アポイント数 | 20件 |
| 実施商談数 | 16件 |
| 受注件数 | 4件 |
| フォロー費用 | 240,000円 |
この仮定では、メール返信率は22件÷440件で5％、フォロー対象500件に対するアポイント獲得率は4％です。商談化率は16件÷500件で3.2％、商談獲得単価は240,000円÷16件で15,000円となります。
実際の評価では、費用に含める人件費や外注費、対象期間、重複リードの扱いを統一することが重要です。
展示会後のフォローを効率化する方法
展示会のお礼メールを効率的に送るには、テンプレートの準備だけでなく、顧客情報と営業対応の一元管理が欠かせません。担当者ごとに情報が分散すると、連絡漏れや重複アプローチが起きやすくなります。
名刺をデータ化してCRM・SFAで管理する
展示会で獲得した名刺は、可能な範囲で早期にデータ化しましょう。少なくとも、以下の情報を管理することをおすすめします。
- 展示会名・名刺交換日
- 会社名・部署・役職・担当者名
- メールアドレス・電話番号
- 興味を示した商品・サービス
- 相談内容・導入予定時期
- 見込み度・担当営業
- お礼メールの送信日
- 次回アクション・予定日
- 連絡履歴・断られた理由
CRM・SFAを使用する場合は、顧客ごとの履歴を一元管理し、次の対応担当者が状況を確認できる状態にしましょう。
テンプレートとMAを使って業務を標準化する
一斉送信するメールはテンプレート化し、個別対応が必要な顧客には会話内容を追記すると、業務の負担を抑えられます。
また、MAツールを利用すれば、適切な配信条件の下で継続的な情報提供を管理できます。ただし、配信の自動化だけで商談が生まれるわけではありません。顧客の反応を見ながら、必要な場面で営業担当者へ引き継ぐ設計が重要です。
インサイドセールスとの役割分担を明確にする
メール配信担当、電話フォロー担当、商談担当を分ける場合は、引き継ぎ条件を明確にしておきましょう。
例えば、インサイドセールスが顧客の検討状況を確認し、商談化の条件を満たした段階で営業担当者へ引き継ぐ方法があります。
営業フォローの人手が足りない場合は、MOVEMENTの営業支援サービス「受注アシスト」のような外部支援も選択肢になります。支援範囲や社内で担当する工程を整理してから検討するとよいでしょう。
展示会名刺のフォローから商談につなげた事例
展示会後の営業活動では、お礼メールを送った後の接点づくりが課題になることがあります。ここでは、MOVEMENTが公開しているマックスバリュ東海株式会社の事例を紹介します。
マックスバリュ東海株式会社の名刺掘り起こし事例
マックスバリュ東海株式会社は、企業や施設向けの無人売店「Maxマート」を展開しています。同社では、展示会で獲得した名刺への対応が1通のメールで止まっていたことや、展示会では接点を持ちにくいエリアへの営業活動が課題となっていました。
MOVEMENTは、過去に獲得した名刺への再アプローチ、断られた理由を記録する追客、ターゲットリストの構築、新規エリアへのアウトバウンド営業などを支援しました。
公式導入事例では、掘り起こし対象の名刺から11％以上が商談化したことが紹介されています。これは展示会直後のお礼メールによる成果ではなく、過去の展示会等で獲得した名刺への再アプローチによる成果です。
同社の取り組みからは、名刺を獲得してお礼メールを送るだけでなく、未対応の見込み顧客を把握して再接触することの重要性が分かります。
詳しくは、展示会名刺の掘り起こしに取り組んだマックスバリュ東海の導入事例をご覧ください。
ほかの支援事例は、MOVEMENTの導入事例一覧でも紹介されています。
展示会後の営業フォローを外部委託する方法
展示会後の対応件数が多い場合や、通常業務と並行してリードを追いきれない場合には、営業フォローの外部委託を検討できます。
ただし、メール送信だけを委託するのか、電話対応や商談獲得まで任せるのかによって、必要なサービスは異なります。
自社対応と外部委託の違い
| 比較項目 | 自社対応 | 外部委託 |
|---|---|---|
| 商材理解 | 社内知識を活用しやすい | 事前の情報共有・教育が必要 |
| 対応工数 | 営業担当者の稼働が必要 | 外部の実働リソースを活用できる |
| 運用品質 | 担当者の経験に左右される場合がある | 委託先の体制・管理方法による |
| 顧客情報 | 社内で管理しやすい | 情報管理と委託先の監督が必要 |
| 費用 | 社内人件費が中心 | 委託費用が発生する |
外部委託先を選ぶ際は、単純な架電件数だけでなく、対応できる業務範囲、顧客情報の管理方法、商談の定義、報告内容などを確認してください。
MOVEMENTのリードフォロープラン
MOVEMENTのリードフォロープランは、獲得したリードを商談につなげるための営業支援サービスです。
公式サイトでは、速やかな一次接触、顧客の関心度に応じた仕分け、断られた理由の記録、週次レポートなどが支援内容として紹介されています。
展示会後に多くのリードを獲得したものの、個別対応や電話フォローに十分な時間を確保できない企業は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。
展示会後のリードフォローに課題がある方へ
リードの優先順位付けや商談獲得までのフォロー体制について相談したい場合は、MOVEMENTのサービスページをご確認ください。
過去の展示会名刺を活用したい場合
展示会終了から時間が経過し、名刺のリストが使われないまま残っている場合は、新規リードのフォローとは異なる取り組みが必要です。
MOVEMENTの掘り起こしプランでは、過去の展示会名刺、休眠顧客、失注案件など、既存の見込み顧客への再アプローチを支援しています。
以前接点があった企業への連絡を再開したい場合は、過去の見込み顧客への再アプローチを支援する掘り起こしプランも参考にしてください。
展示会のお礼メールに関するよくある質問
展示会のお礼メールは何日以内に送るべきですか？
一般的には、展示会当日から翌営業日を一つの目安として準備する方法があります。ただし、明確な商談希望や資料送付の約束がある場合は、その期限を優先してください。
展示会のお礼メールは一斉送信でも問題ありませんか？
一斉送信自体が常に不適切というわけではありません。ただし、他の受信者にメールアドレスを開示しないこと、配信対象が適切であること、広告・宣伝メールに関係する法令を守ることが必要です。
具体的な商談の相談があった相手には、個別の文面を送ることをおすすめします。
名刺交換しただけでもお礼メールを送るべきですか？
名刺交換した相手にお礼メールを送ることは、展示会での接点を維持する方法の一つです。短いご挨拶だけだった場合は、簡潔なお礼と自社の紹介を中心にしましょう。
なお、名刺交換をしたという事実だけで、あらゆる広告・宣伝メールの送信が無条件に認められるわけではありません。送信内容や取得状況に応じて確認が必要です。
お礼メールに返信がない場合は何回まで送ってよいですか？
すべての顧客に共通する最適な送信回数はありません。相手の関心度、連絡の約束、過去の反応に応じて判断してください。
連絡を希望しない意思が示された場合は、その意思を尊重し、該当する配信や営業連絡を停止しましょう。
まとめ｜展示会のお礼メールは送信後のフォローまで設計しよう
展示会のお礼メールでは、来場や名刺交換への感謝を伝え、相手に合った情報を届けることが大切です。基本的には早めの送信を心がけ、関心度に応じて文面や次のアクションを調整しましょう。
特に重要なのは、お礼メールを送って終わりにしないことです。商談を希望する相手には個別の提案を行い、検討時期が未定の相手には適切な情報提供を続けるなど、顧客の状況に合わせたフォローが求められます。
展示会後のリード整理や継続的な営業フォローが難しい場合は、外部支援も検討できます。
展示会で獲得したリードを商談につなげたい企業様へ
MOVEMENTでは、リードへの一次接触から関心度の仕分け、商談化に向けたフォローまでを支援しています。展示会後の営業体制に課題を感じている場合は、ぜひご相談ください。
